Lediga jobb som Kanslichef, kommun i Malmö

Ref: 20250458

Arbetsuppgifter
Malmö är en föregångare i klimat- och miljöarbetet och hållbarhet genomsyrar hela vår organisation och stad. Med mod att testa nytt och hitta lösningar tillsammans med andra, driver vi omställningen framåt och visar vägen för andra städer i Sverige och Europa. Vi ställer om – för Malmö och för planeten. Vill du vara en del i att leda vår resa och göra skillnad? 

Miljöförvaltningen i Malmö stad söker nu en avdelningschef för kansli- och juridik. Uppdraget innebär att du leder arbetet såväl operativt som strategiskt. Rollen har utvecklings- och samordningsansvaret för bland annat juridik, arkiv, dokument- och ärendehantering, nämndsadministration, förvaltningens utvecklingsarbete med digitalisering samt dataskydd- och informationssäkerhet. I avdelningens uppdrag ingår även en administrativ enhet som arbetar med registrering, hantering av miljöförvaltningens allmänna handlingar, kvalitetsgranskning och diverse administrativa arbetsuppgifter för att stödja förvaltningen. 

Verksamhetens uppdrag är att arbeta med stöd och service genom samarbete inom förvaltningen, övriga förvaltningar, malmöborna och stadens verksamhetsutövare. Du rapporterar direkt till förvaltningsdirektören och har därför en viktig roll i förvaltningsledningen. Du tar en ledande, drivande och proaktiv roll i att säkra processerna inom ditt ansvarsområde. Du har också ett utökat samordningsansvar för verksamhetsstödet som även innefattar ekonomi, kommunikation och HR. 

Prioriterade områden är dels att utveckla stödet till de tre verksamhetsavdelningarna, miljö- och hälsoskydd, livsmedelskontroll och miljöstrategiska avdelningen, samt till förvaltningsdirektören. Viktigt blir att hålla ihop det arbete som berör flera delar av verksamheten och därmed säkerställa snabb, effektiv och kvalitetssäker handläggning.

Målet är att utveckla styr- och ledningsprocessen för hela förvaltningen. Med framförhållning och ett utvecklat stöd till verksamhetsavdelningarna skapas bättre förutsättningar för dessa att kunna fokusera på sin operativa verksamhet vilket kommer att skapa större nytta för övriga förvaltningar, malmöborna och stadens verksamhetsutövare.

Vi erbjuder dig en utmanande tjänst på en förvaltning som har Malmös tillväxt och hållbara utveckling högt upp på agendan. Din insats kommer att kunna göra skillnad.

 

Kvalifikationer
Vi söker dig som har en akademisk utbildning inom samhällsvetenskap, juridik eller annan utbildning som vi bedömer relevant för verksamheten. Du har några års erfarenhet av framgångsrikt chefs- och ledarskap med personal- och budgetansvar i en motsvarande befattning. Du har erfarenhet av att arbeta i en politiskt styrd organisation, erfarenhet av administrativa och juridiska processer samt kunskap om den grundläggande lagstiftningen såsom kommunallagen, förvaltningslagen, offentlighets- och sekretesslagen samt dataskyddsförordningen.

Som person har du lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter och ser möjligheten i förändringar. Du är modig och beredd att tänka nytt. Som ledare är du tydlig och trygg. Din ledarstil präglas av prestigelöshet, tillit, förtroende och ett stort engagemang. Du har även ett coachande och inkluderande förhållningssätt till dina medarbetare och tycker om att se människor utvecklas.

Du är strukturerad och kan planera, organisera samt prioritera arbetet på ett effektivt sätt. Du har god förmåga att skapa förtroendefulla samarbeten och drivs av att skapa resultat tillsammans med andra. För att lyckas i uppdraget krävs att du är serviceinriktad och jobbar utifrån ett helhetsperspektiv. För tjänsten behöver du ha mycket goda kunskaper i svenska både i tal som skrift.

Om arbetsplatsen
Avdelningen kansli och juridik består av ca 20 medarbetare. Kansliet arbetar både operativt och strategiskt och har utvecklings- och samordningsansvaret för juridik, arkiv, dokument- och ärendehantering, nämndadministration samt förvaltningens utvecklingsarbete med digitalisering dataskydd- och informationssäkerhet. I avdelningen ingår även enheten registratur. Avdelningens uppdrag är att arbeta med stöd och service genom samarbete med hela miljöförvaltningen, övriga förvaltningar, Malmöbor och stadens verksamhetsutövare.

Miljöförvaltningen leder och samordnar Malmö stads klimat- och miljöarbete. Genom tillsyn och kontroll enligt miljöbalken och livsmedelslagen arbetar vi för en säker miljö som inte är skadlig för människors hälsa. Vi tillvaratar miljöintressena i samhällsplaneringen, ansvarar för kommunens energi- och klimatrådgivning samt arbetet med Fairtrade City. Med tillsyn, rådgivning och strategiskt miljöarbete arbetar vi för att Malmö ska bli en hållbar stad.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.


Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse

Övrigt
Malmö stad har tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Urval och intervjuer kommer att ske löpande. Välkommen med din ansökan!

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov. Visa mindre

Ref: 20240515

Arbetsuppgifter
Som enhetschef i denna verksamhet ansvarar du för att förvaltningen har en effektiv och rättssäker ärendeberedning så väl som en dokument- och ärendehantering där det är lätt att göra rätt.

Enheten har i dag 11 medarbetare som arbetar med en stor bredd av olika arbetsuppgifter med allt ifrån dokument- och ärendehantering till informationssäkerhet och kontorsservice där alla delar kräver att verksamheten upprätthåller förutsägbarhet, tydlighet och hållbar organisering i sitt arbete.

Vi ser verksamheten som en viktig del i förvaltningens offentliga uppdrag där vi måste värna om våra demokratiska principer men även ta steg för att utveckla verksamheten så att vi kan ge ännu bättre service till kollegor, våra folkvalda politiker och stadens medborgare.

I rollen som enhetschef kommer du att leda och fördela arbetet som första linjens chef och ansvara för styrning och ledning av verksamheten utifrån de uppdrag och politiska mål som beslutas. Du ansvarar för personal, ekonomi samt att verksamheten fungerar optimalt. Hos oss är det viktigt att vi har roligt på jobbet – ett resultat av att vi får saker gjorda, med hjälpsamhet och omtanke om varandra, i goda samarbeten. Den enhetschef vi söker har en viktig uppgift att värna och fortsätta utveckla ett sådant arbetsklimat.

Du kommer även att ha arbetsmiljöansvaret i verksamheten och ingår i avdelningens ledningsgrupp där du rapporterar till avdelningschefen för avdelningen för kvalitet och kansli. Du förväntas stå för ett helhetsperspektiv i verksamheten och vara en del av Malmö stads stabsfunktioner samt delta i stadsövergripande nätverk.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har en akademisk utbildning om minst 180hp som arbetsgivaren bedömer relevant för tjänsten. Har du genomgått chefs- och/eller ledarskapsutbildning är detta meriterande.

Du har aktuell chefserfarenhet och erfarenhet av arbete i politiskt styrd organisation. För att vara aktuell för tjänsten har du även erfarenhet av arbete från verksamhet med liknande arbetsuppgifter så som registratur, ärendehantering och/eller arkivfrågor.

Har du erfarenhet av denna typ av verksamhet ifrån ledande ställning är detta meriterande. Likaså är det också meriterande om du har erfarenhet av att driva systematiskt förändringsarbete och av att arbeta med kvalitetssäkring och ständiga förbättringar.

Tjänsten kräver att du har god kännedom om offentlighets- och sekretessfrågor, kommunallagen och förvaltningslagen.  Det är meriterande om du har erfarenhet av Malmö stads dokument- och ärendehanteringsprocess.

För att lyckas i tjänsten behöver du ha god förståelse om vad det innebär att vara offentligt anställd och att arbeta i demokratins tjänst. Du ser dialog och relationsbyggande som dina viktigaste verktyg för att bygga förtroende och skapa förändring både med verksamheten och med kollegorna inom stabsfunktionerna. Du har lätt för att kommunicera och har mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift.

Ditt förhållningssätt är prestigelöst och flexibelt utan att ge avkall på tydlighet, trygghet eller de demokratiska principerna som genomsyrar arbetet. Likaså är ditt ledarskap både coachande och entusiasmerande där du kan stå för politiska beslut, men ändå vågar fatta beslut inom ramen för ditt egna uppdrag.

Om arbetsplatsen
Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

På uppdrag av tekniska nämnden äger, utvecklar och förvaltar fastighets- och gatukontoret stadens mark. Genom en effektiv och modern organisation möjliggör vi ett gott stadsliv för Malmöborna och stadens näringsliv. Vi bygger en stad.

Våra värderingar bygger på människors lika värde och vi tycker att det är viktigt med en balans mellan arbete och fritid. Hos oss får du en spännande och dynamisk arbetsplats med trygghet genom kollektivavtal samt förmåner som friskvårdbidrag, flexibel arbetstid, möjlighet till semesterväxling m.m. 


Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform:Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Snarast enligt överenskommelse

Övrigt
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.

För att skicka in din ansökan, klicka på ansök nedan. Har du några frågor gällande tjänsten kontakta nedan nämnda kontaktpersoner. Visa mindre

Chef till avdelningen för kansli och utveckling inom serviceförvaltningen i Malmö stad
 
I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Med över 28 000 medarbetare är Malmö stad en av de största arbetsgivarna i Skåne. Vi har över 400 yrkeskategorier representerade inom 15 förvaltningar. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar stad. Vill du vara med att påverka?

Serviceförvaltningen ansvarar för de serviceverksamheter som drivs i kommunal regi. Serviceförvaltningens uppdrag är att leverera kundanpassade produkter och tjänster med hög servicenivå till kommunens kärnverksamheter.

Detta innebär att vi bistår våra kunder med allt ifrån färdtjänstärenden, IT-drift och internpost till att sköta stadens telefonväxel. Vi driver skolrestauranger och vi förvaltar stadens byggnader. Vi hanterar park- och grönyteskötsel samt drift och underhåll av gator och fastigheter.


Förvaltningen är uppdelad i fem verksamhetsavdelningar; IT & digitalisering, Kommunteknik, kommuntjänster, skolrestauranger och stadsfastigheter. Dessutom finns centrala funktioner inom HR, kansli och utveckling, kommunikation samt ekonomi . Förvaltningen har cirka 1 800 anställda som är fördelade på ett hundratal yrkeskategorier.


Arbetsuppgifter

Vill du vara med och utveckla framtidens serviceorganisation?


Vi erbjuder en strategiskt inriktad roll med uppdrag att driva och utveckla avdelningen för kansli och utveckling. I rollen och uppdraget ingår förvaltningsgemensamt arbete med målstyrning, dokument och ärenden, uppföljningar och återrapporteringar. Chef för kansli och utveckling leder också utvecklingsarbetet inom förvaltningen via flera projektledare.
 
Medarbetarnas kompetenser spänner över roller såsom utvecklingssekreterare, administrativa sekreterare, jurister, arkivarie, samordnare, projektledare och IT-medarbetare. Rollen som chef för kansli och utveckling innebär dels uppdraget som avdelningschef för 26 medarbetare varav en underställd enhetschef, men också att vara en del av förvaltningens ledningsgrupp. Vidare utgör du i din roll också ett stöd till förvaltningsdirektören.
 
Genom ditt arbete bidrar du till att göra serviceförvaltningen till en stimulerande arbetsplats med god arbetsmiljö där ledare och medarbetare trivs och utvecklas.


Kvalifikationer

Utbildning
• För tjänsten relevant högskolexamen på minst kandidatnivå
• Meriterande: Chefs- och/eller ledarskapsutbildning
 
Erfarenhet
• Erfarenhet av arbete inom politiskt styrd organisation.
• Flerårig chefserfarenhet på strategisk nivå.
• Erfarenhet av planerings- och uppföljningsarbete.
• Erfarenhet av kansli- och/eller utvecklingsarbete i ledande ställning.
• Erfarenhet av personal-, budget- och arbetsmiljöansvar.
• Merit: Erfarenhet av att leda specialister och chefer.
 
Kunskap
• Goda kunskaper i svenska i tal och i skrift.
• Goda kunskaper inom offentlig förvaltning och verksamhetsutveckling.
• Väl utvecklad kommunikativ förmåga.
• Merit: Kunskaper inom IT.


Du är en inlyssnande generalist som tar väl avvägda beslut. Du har också god samarbetsförmåga, stort engagemang samt förmåga att stimulera till initiativ och utveckling. Du har en tillitsbaserad och coachande ledarstil som karakteriseras av tydlighet, lyhördhet samt stimulerar till initiativ och ständigt lärande.


ÖVRIGT

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.


Arbetstider och omfattning

Heltid. Dagtid. Tillsvidareanställning, tillträde: Enligt överenskommelse.


Ersättning

Månadslön

 

Mer information

Vid frågor är du välkommen att kontakta chefsrekryterare Louise Edenklint 0702 – 87 12 55 alt.   [email protected] .


Din ansökan vill vi ha senast den 29 januari. Visa mindre