Lediga jobb som Antagningssekreterare, utbildning i Malmö

Ref: 20252851

Inför varje nytt läsår söker omkring 5000 ungdomar till Malmö stads gymnasieutbildningar. På gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningens antagningsenhet hanteras hela antagningsprocessen – ett uppdrag som är avgörande för att våra ungdomar ska kunna påbörja sina studier. Vi står nu inför ett större systembyte och söker därför en handläggare som vill driva införandet och forma framtidens antagningsprocess. Framtiden börjar här!

Arbetsuppgifter
Som handläggare på enheten för gymnasieantagning arbetar du både med löpande myndighetsutövning och med utveckling av våra arbetssätt. En central del av tjänsten är att leda förberedelserna, införandet och implementeringen av det nya antagningssystemet Indra inför höstterminen 2027, med start våren 2026. Implementeringen sker parallellt med ordinarie myndighetsarbete, vilket innebär att du kombinerar löpande handläggningsarbete med att säkerställa att det nya systemet landar väl i verksamheten. Efter implementeringen ligger det även i denna tjänst att se till att systemet fortsätter utvecklas utifrån verksamhetens behov under kommande år. 

I tjänsen ingår att:


• driva implementeringen av det nya antagningssystemet Indra samt utvecklingen av detsamma efter att det är infört


•
arbeta med myndighetsutövning, uppföljning av antagningsstatistik och kvalitetssäkring av beslut och avtal


•
handlägga och administrera elevers ansökningar och betyg till gymnasieutbildning och anpassad gymnasieskola, i enlighet med skollag och gymnasieförordning


•
ta fram och sammanställa data och statistik som används som underlag för beslut, uppföljning och presentationsmaterial


•
samarbeta med studie- och yrkesvägledare, rektorer, administratörer samt antagningsenheter i andra kommuner


•
ha kontakt med elever och vårdnadshavare via telefon och mejl.



Arbetets intensitet varierar över året och styrs i stor utsträckning av antagningsperioden inför det kommande läsåret, vilket innebär att vi arbetar mot tydliga deadlines. Arbetet sker i nära samarbete med kollegorna i teamet, där vi har god insyn i varandras ansvarsområden och ofta löser uppgifter gemensamt.

Kvalifikationer
Krav:


• kandidatexamen (180 hp) inom ett för tjänsten relevant område
• aktuell erfarenhet av administrativt arbete liknande tjänstens uppdrag 
• gedigen erfarenhet av att arbeta i administrativa system, till exempel elev-, antagnings- eller ärendehanteringssystem 
• god digital kompetens och mycket god förmåga att snabbt sätta sig in i nya system
• god svenska i tal och skrift samt god engelska i tal.

Meriterande


• erfarenhet av större systembyte, gärna i en roll med ansvar i processen
• erfarenhet av att ta fram och sammanställa data och statistik som används i beslutsunderlag och presentationer
• erfarenhet från offentlig förvaltning eller politiskt styrd organisation
• erfarenhet av kontakt med myndigheter och medborgare.

Vi söker dig som trivs i en roll där du får arbeta med uppgifter som kräver noggrannhet, ett metodiskt tillvägagångssätt, uthållighet och fokus på kvalitet. Du värdesätter ett gott samarbete och trivs med att vara en aktiv del i ett team där vi stöttar varandra, delar kunskap och har insyn i varandras arbetsuppgifter.

Då rollen innefattar många kontaktytor både inom och utanför organisationen är det viktigt att du besitter en god samarbetsförmåga och att du är serviceinriktad. Vidare kräver rollen att du kan arbeta självgående och att du har en förmåga att strukturera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt. Dessutom är du lugn, stabil och behåller kontrollen i situationer som kantas av tidspress.

Om arbetsplatsen
Avdelningen kommunikation, medborgarkontakt och antagning (KMA) har ett samlat fokus på information och service till Malmöborna när det gäller gymnasieskola, sfi och Komvux. Här står medborgarens väg till utbildning i fokus. Avdelningen ansvarar även för att stötta förvaltningens verksamheter i kommunikativa frågor, med marknadsföring och arbetsgivarvarumärke. Hos oss finns en stor bredd av kompetenser; handläggare, administratörer, studie- och yrkesvägledare, socialpedagoger, kuratorer, utvecklingssekreterare och kommunikatörer. Här får du det meningsfulla uppdraget att vara med och rusta människor för framtiden, för jobb och självförsörjning.   

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi 1600 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande. 

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.


Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse

Första intervjuomgången är planerad att hållas digitalt den 21-22/1 2026.

Tjänstebenämning: Planeringssekreterare, i rollen som handläggare.

Övrigt
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov. Visa mindre

Ref: 20241463

Inför varje nytt läsår söker sig omkring 5000 ungdomar till stadens gymnasieutbildningar. På antagningsenheten sker all handläggning kopplat till antagningsprocessen för gymnasieutbildning i Malmö stad. Då en av våra medarbetare går i pension, söker vi nu en ny kollega som tillsammans med oss vill göra det möjligt för våra ungdomar att påbörja sin gymnasieutbildning. Framtiden börjar här!

Arbetsuppgifter
Som handläggare arbetar du med att handlägga och administrera elevers ansökningar och betyg till gymnasieutbildning och anpassad gymnasieskola, i enlighet med skollag och gymnasieförordning. Detta är en roll som passar dig som trivs med att arbeta systematiskt och utredande, där arbetet till stor del sker i elevadministrativa system. Som handläggare ingår du i ett större sammanhang tillsammans med studie- och yrkesvägledare, rektorer, administratörer samt antagningsenheter i andra kommuner. Du kommer även att ha viss kontakt med elever och/eller föräldrar, men endast via telefon och mejl.

Tillsammans med dina kollegor inom antagningen ansvarar ni för myndighetsutövning, uppföljning av antagningsstatistik samt kvalitetssäkring av beslut och avtal.

Arbetets intensitet styrs till stor del av antagningsperioden inför det kommande läsåret, vilket innebär en prioritering av arbetsuppgifter utifrån söktryck och uppsatta deadlines.

Kvalifikationer
Krav: 


• kandidatexamen (180hp) inom ett för tjänsten relevant område
• erfarenhet av liknande administrativt arbete i närtid
• erfarenhet av administrativa system
• god digital kompetens
• god svenska i tal och skrift samt god engelska i tal.

Meriterande: 


• vana av att arbeta med elevadministrativa system och/ eller antagningssystem
• erfarenhet av att arbeta inom skoladministration, gärna inom grundskola, gymnasieskola eller vuxenutbildning
• erfarenhet av arbete inom offentlig förvaltning eller politisk styrd organisation
• erfarenhet av kontakt med myndigheter och medborgare.

Vi söker dig som trivs i en roll där du får arbeta med uppgifter som kräver noggrannhet, ett metodiskt tillvägagångssätt, uthållighet och fokus på kvalitet. Då rollen innefattar många kontaktytor både inom och utanför organisationen är det viktigt att du besitter en god samarbetsförmåga och att du är serviceinriktad. Vidare kräver rollen att du kan arbeta självgående och att du har en förmåga att strukturera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt. Dessutom är du lugn, stabil och behåller kontrollen i situationer som kantas av tidspress. 

Om arbetsplatsen
Avdelningen kommunikation, medborgarkontakt och antagning är en nybildad avdelning av de tre funktionerna som tidigare varit separata delar. Avdelningen har nu ett samlat fokus på information och service till medborgarna. Det betyder att vi tillsammans analyserar, effektiviserar och utvecklar verksamheten för att skapa en så smidig process som möjligt, för medborgares väg till utbildning. 

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi 1600 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande. 

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.


Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: 2025-01-13 eller enligt överenskommelse

Tjänstebenämning: Planeringssekreterare, i rollen som handläggare.

Övrigt
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov. Visa mindre

Ref: 20201712 Arbetsuppgifter
I din roll som handläggare är du en viktig del av antagningsprocessen till kommunal vuxenutbildning (komvux) och genomför antagningen till Komvux Malmö. Du handlägger och administrerar malmöbornas ansökningar till Komvux Malmö och komvux i andra kommuner i enlighet med skollag och vuxförordning. Du arbetar även med uppföljning av antagningsstatistik och juridiska frågor kring antagning i enlighet med skollag och vuxförordning.

Handläggarens uppdrag består till stor del av att arbeta med våra elevadministrativa system och ärendehanteringssystem som Hypernet/IST-VUX, Extens och Platina. Arbetet omfattar också mail- och telefonkontakt med till exempel sökande, andra kommuner, rektorer, studie- och yrkesvägledare, m.m. 

Kvalifikationer 
För att vara aktuell för tjänsten behöver du ha en kandidatexamen (180hp) gärna med inriktning inom studie- och yrkesvägledning, administration, systemvetenskap, eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Som handläggare utför du en stor del av dina arbetsuppgifter i olika elevadministrativa system och ärendehanteringssystem därför är det viktigt att du har erfarenhet av arbete med många eller några av systemen vi använder (exempelvis Hypernet/IST-VUX, Extens och Platina) eller likvärdiga. Det är även ett krav att du har tidigare arbetslivserfarenhet av samtal med medborgare och kontakt med myndigheter. Meriterande är givetvis om du har erfarenhet av antagningsprocessen till komvux och insikt i hur vuxenutbildningen fungerar i allmänhet. Det är även meriterande om du har erfarenhet av arbete inom offentlig förvaltning eller politisk styrd organisation, samt erfarenhet av administrativt arbete inom skolan, gärna inom vuxenutbildningsområdet. Du har mycket god svenska, både skriftligt och muntligt. 

Som person är du noggrann, strukturerad och serviceinriktad. Du har lätt för att arbeta i och lära dig nya system. Det krävs att du är kommunikativ och kan samarbeta bra på olika nivåer, både inom och utom organisationen, då arbetet omfattar många kontakter och samarbetsytor med studie- och yrkesvägledare, rektorer, sökande samt antagningsenheter i andra kommuner och myndigheter. Du är en person som tar ansvar för dina uppgifter, strukturerar själv sitt angreppssätt, fungerar under tidspress och driver dina processer vidare.

Tjänsten kräver mycket goda kunskaper i svenska i både tal och skrift, samt engelska i tal.

Låter detta som en tjänst för dig? Då är du varmt välkommen med din ansökan!

I denna rekrytering tillämpar vi löpande urval, vilket innebär att vi kan komma att kalla till intervju innan sista ansökningsdag. Tillsättning sker först efter sista ansökningsdatum.

Om arbetsplatsen
Avdelningen kommunikation, medborgarkontakt och antagning är en nybildad avdelning av de tre funktionerna som tidigare varit separata delar. Avdelningen har nu ett samlat fokus på information och service till medborgarna. Det betyder att vi tillsammans analyserar, effektiviserar och utvecklar verksamheten för att skapa en så smidig process som möjligt, för medborgares väg till utbildning. Antagningsenheten ansvarar för mottagande och antagning till gymnasie- och vuxenutbildning, mottagande och antagning till gymnasiesärskola samt samordning av densamma. Även utredning inför beslut om tilläggsbelopp ligger under antagningsenhetens ansvar.

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi 1500 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande.

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

Information om tjänsten
Anställningsform:Tidsbegränsad anställning, t.o.m. 2021-06-30
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Omgående

Övrigt
Dina ansökningshandlingar är allmänna handlingar och hanteras enligt offentlighetsprincipen. Det innebär att vi inte behandlar din jobbansökan konfidentiellt. Har du beslut om skyddade personuppgifter ber vi dig kontakta annonsens kontaktperson för alternativ sökväg.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss kontakt med media-säljare, rekryteringssajter och liknande.

Malmö Stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.

För att skicka in din ansökan, klicka på ansök nedan. Har du några frågor gällande tjänsten kontakta nämnda kontaktpersoner. Visa mindre

Ref: 20240373

Varje år tar omkring 20 000 studerande del av vuxenutbildningen i Malmö stad. På enheten för vuxantagning sker all handläggning kopplat till antagningsprocessen för våra utbildningar. Då en av våra kollegor ska gå i pension söker vi nu en ny kollega som tillsammans med oss vill göra det möjligt för malmöbor att studera inom vuxenutbildningen och nå sina studiemål. Framtiden börjar här!

Arbetsuppgifter
Som planeringssekreterare arbetar du med att handlägga, granska och administrera malmöbornas ansökningar till vuxenutbildningen, i enlighet med skollag och förordning om vuxenutbildning. Detta är en roll som passar dig som trivs med att arbeta systematiskt och utredande och arbetet sker till stor del i antagningssystem, elevsystem och ärendehanteringssystem. Du ingår i ett större sammanhang tillsammans med studie- och yrkesvägledare, rektorer samt antagningsenheter i andra kommuner. I rollen kommer du även att ha direktkontakt med potentiella studerande malmöbor via telefon och mejl. 

Tillsammans med kollegor inom antagningen ansvarar planeringssekreteraren för myndighetsutövning i samband med antagningsprocessen till vuxenutbildning i Malmö. Arbetets intensitet styrs till stor del av antagningsperioderna under året, vilket innebär en prioritering av arbetsuppgifter utifrån söktryck och uppsatta deadlines.

Vi är nyfikna på dig och vad du kan bidra med till vår enhet! Beroende på dina tidigare erfarenheter och din utbildningsbakgrund kan det även bli aktuellt med arbetsinsatser inom vuxvägledning och/eller med framtagande och analys av antagningsstatistik.

Välkommen till oss! 

Kvalifikationer 
Krav: 


• kandidatexamen (180 hp) inom ett för tjänsten relevant område
• erfarenhet av arbete inom vuxenutbildning
• erfarenhet av myndighetsutövning och/eller antagningsprocesser
• erfarenhet av kontakt med medborgare och myndigheter
• god digital kompetens
• god förmåga att kunna kommunicera väl på svenska i både tal och skrift. 

Meriterande: 


• erfarenhet av arbete inom offentlig förvaltning
• erfarenhet av arbete med statistik och uppföljning
• examen med inriktning studie- och yrkesvägledning eller offentlig förvaltning.

Vi söker dig som trivs i en roll där du får arbeta med uppgifter som kräver noggrannhet, ett metodiskt tillvägagångssätt, uthållighet och fokus på kvalitet. Då du kommer att ha många kontakter både inom och utanför organisationen är det viktigt med en god samarbetsförmåga och att du är serviceinriktad. I uppdraget kan förutsättningarna för antagning förändras med kort varsel och då krävs en förmåga att snabbt ställa om och att kunna se möjligheter i förändring. Vidare kräver rollen att du kan arbeta självgående och har förmåga att strukturera, prioritera och driva processer vidare samt har en helhetsförståelse för uppdraget. 

Vi arbetar idag med systemen Hypernet/IST-VUX, Extens och Platina och står inför systembyte. Vi söker därför dig som har arbetat med nämnda eller likvärdiga system och som är trygg i digitala förändringsprocesser.

Om arbetsplatsen
Avdelningen för kommunikation, medborgarkontakt och antagning har ett samlat fokus på information och service till medborgarna. Vi analyserar, effektiviserar och utvecklar verksamheten för att skapa en så smidig process som möjligt, för medborgares väg till utbildning. 

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi 1500 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande.

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: September 2024 eller enligt överenskommelse

Övrigt
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.

 
Dina ansökningshandlingar är allmänna handlingar och hanteras enligt offentlighetsprincipen. Det innebär att vi inte behandlar din jobbansökan konfidentiellt. Har du beslut om skyddade personuppgifter ber vi dig kontakta annonsens kontaktperson för alternativ sökväg. Visa mindre

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi 1500 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att få ungdomar och vuxna att bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande. Vi tror på digitalisering som ett verktyg för att förbättra våra verksamheter och har som mål att bli Malmö stads första helt digitaliserade förvaltning. Vi ger kraft att växa.

Som antagningshandläggare är du placerad på förvaltningens centrala kansli på enheten för antagning. Vi sitter i nya fräscha lokaler mitt i centrala Malmö, strategiskt placerade med närhet till bland annat förvaltningens verksamheter och stadshuset.


ARBETSUPPGIFTER
På grund av föräldraledighet så rekryterar nu förvaltningens antagningsenhet en antagningshandläggare inom gymnasieskolan för ett ettårsvikariat.

Antagningsenheten ansvarar för mottagande och antagning till gymnasie- och vuxenutbildning, mottagande och antagning till gymnasiesärskola samt samordning av densamma. Även utredning inför beslut om tilläggsbelopp ligger under antagningsenhetens ansvar. Som antagningshandläggare handlägger och administrerar du ansökningar till gymnasieskolan samt arbetar med uppföljning av antagningsstatistik och juridiska frågor kring antagning i enlighet med skollag och gymnasieförordning.

Arbetet sker med digitala system som bland annat Extens, Dexter, Skåne-IKE och Platina. Arbetet omfattar också många personliga kontakter med till exempel rektorer, studie- och yrkesvägledare, elever, föräldrar och andra antagningskanslier.


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig med en kandidatexamen, gärna med inriktning inom studie- och yrkesvägledning, juridik, pedagogik eller systemvetenskap. Du har erfarenhet av att ha arbetat i ett eller flera av systemen vi använder eller likvärdiga. Meriterande är om du har erfarenhet av Extens antagningssystem alternativt det elevadministrativa, då en stor del av ditt arbete sker i dessa system. Du har erfarenhet av samtal med medborgare som till exempel elever och vårdnadshavare samt kontakt med myndigheter. Meriterande är givetvis om du har erfarenhet av antagningsprocessen till gymnasieskolan och/eller vuxenutbildning. Det är även meriterande om du har erfarenhet av administrativt arbete inom skolan.

Du är noggrann, strukturerad, serviceinriktad och van att arbeta med digitala system. Det krävs att du kan samarbeta bra på olika nivåer, då arbetet handlar om att ge service till rektorer, elever och deras föräldrar samt andra kommuner och myndigheter. Du är en person som tar ansvar för dina uppgifter, fungerar under tidspress och driver dina processer vidare.

Tjänsten kräver mycket goda kunskaper i svenska i både tal och skrift, samt engelska i tal.

Låter detta som en tjänst för dig? Då är du varmt välkommen med din ansökan!



ÖVRIGT
Tjänsten kan komma att tas i anspråk av redan tillsvidareanställd personal.

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov. Visa mindre