Lediga jobb Malmö stad, Kanslienhet i Malmö

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

Stadskontoret har, som kommunstyrelsens förvaltning, en samordnande roll i förhållande till övriga förvaltningar inom Malmö stad. Stadskontorets centrala uppgiftsområde är policy-, strategi-, och utvecklingsfrågor samt uppföljning/utvärdering.

Tjänsten är placerad på kanslienheten, sektionen för nämnd- och registrator, som är kommunstyrelsens, kommunfullmäktiges, representationskommittéens och kommunalrådens administrativa stöd vad gäller kallelser, protokoll, diarieföring, arkiv mm. Inom sektionen arbetar nämndsekreterare, administrativa assistenter och arkivarie. Som stöd till kommunalråden finns en expedition med tre medarbetare samt en medarbetare som stöd till kommunstyrelsens ordförande.




ARBETSUPPGIFTER
Som administrativ assistent stödjer du kommunalråden och i förekommande fall även kommunstyrelsens ordförande.

I arbetsuppgifterna ingår kalenderadministration, möteskoordinering samt hantering och strukturering av dokumentation och mail. Vidare ska du förbereda, planera och organisera inför möten med dagordning, kallelse, lokalbokning m.m. En central del av uppdraget är postlistning av inkommande mail.

I uppdraget ingår även sedvanliga administrativa arbetsuppgifter såsom hantering av leverantörsfakturor, beställning, boka resor, möten och konferenser.

Vid frånvaro av ordinarie assistent går du in som administrativ assistent till kommunstyrelsen ordförande.


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig med eftergymnasial utbildning som är relevant för tjänsten enligt arbetsgivarens bedömning.

Du har flerårig erfarenhet från liknande roll och gärna från en politisk styrd organisation. Särskilt meriterande är om du tidigare har arbetat som chefssekreterare/assistent och har erfarenhet av diarieföring och dokumenthantering.

För att lyckas i rollen ser vi att du är serviceinriktad med ett positivt och prestigelöst förhållningssätt. Vi ser att du är strukturerad och kvalitetsmedveten med god förmåga att prioritera bland dina arbetsuppgifter under arbetstoppar. Du kan såväl arbeta självständigt som att samarbeta tillsammans med andra. Du är trygg i dig själv och du har en moralisk kompass som ger dig hög integritet. Du ser nyttan i det du gör och är proaktiv i ditt arbetssätt och ser lösningar istället för problem.

Du har god förmåga att utrycka dig på svenska och engelska i såväl tal som i skrift. Vi ser att du har goda IT-kunskaper och är en van användare av samtliga Office-program. Det är meriterande om du är van att hantera olika kontaktytor med media och medborgare.


ÖVRIGT
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.

För att skicka in din ansökan, klicka på ansökningslänken i annonsen. Frågor om hur du ansöker och lägger in ditt CV ställer du direkt till Visma Recruit 0771- 693 693. Frågor om specifika jobb besvaras av den rekryterare eller kontaktperson som anges i annonsen. Visa mindre

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

Stadskontoret har, som kommunstyrelsens förvaltning, en samordnande roll i förhållande till övriga förvaltningar inom Malmö stad. Stadskontorets centrala uppgiftsområde är policy-, strategi-, och utvecklingsfrågor samt uppföljning/utvärdering.

Vi söker nu en administrativ sekreterare för kommunfullmäktige. Tjänsten är placerad på kanslienheten.

Kanslienheten är en del av avdelningen för intern ledning och stöd och fungerar som en specialistresurs till kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och till övriga nämnder, förvaltningar, kommunala bolag, stiftelser med flera. En stor del av enhetens uppdrag är att utveckla och samordna kvalificerade beslutsunderlag och administrera den demokratiska processen.





ARBETSUPPGIFTER
Som kommunfullmäktiges sekreterare administrerar du ärenden till kommunfullmäktige och dess valberedning. Ärendena som hanteras kan vara både av beslutande och beredande karaktär.

Du kommer att i nära samarbete med fullmäktiges ordförande och stadskontorets ärendekoordinator samt övriga nämndssekreterare bevaka och beslutsplanera ärenden. Då arbetet betyder nära kontakt med förtroendevalda och tjänstepersoner på olika nivåer värdesätter vi din kommunikativa förmåga.

Du arbetar med att hantera kallelser, protokoll och beslutsexpediering samt för- och efterarbete kring sammanträden. I rollen kan det till viss del ingå utredningsarbete. Du är även sekreterare i fullmäktiges valberedning.
Du ansvarar för innehåll i stadens förtroendemannaregister.

Våra sammanträden sker digitalt när det gäller administration och vi använder det kommungemensamma IT-verktyget Platina för att hantera ärenden, handlingar, kallelser och protokoll.

Vi har ett starkt teamarbete kring ärendeprocessen. I rollen som sekreterare arbetar du i team med övriga nämndssekreterare samt med ärendekoordinatorn.

Du ingår också i stadskontorets nätverk för nämnds- och beredningssekreterare och bidrar till att förvalta och utveckla befintlig ärendeprocess.



KVALIFIKATIONER
Adekvat utbildningsbakgrund är högskoleexamen inom områdena offentlig förvaltning, statsvetenskap och juridik eller annan utbildning som arbetsgivaren finner likvärdig.

Det är ett krav att du har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter inom offentlig verksamhet, såsom protokollskrivning, nämndsadministration och handläggning av ärenden. Vi ser gärna att du har goda kunskaper i kommunal lagstiftning. Du har också erfarenhet av arbete i IT-verktyg för ärendehantering samt administration av digitala sammanträden.

Du ska ha förståelse för din roll i en politiskt styrd organisation och bidra med service, samarbetsvilja samt ha en positiv inställning. Du har ett strukturerat arbetssätt och är van vid att hantera flera arbetsuppgifter på en gång. Du har förmågan att arbeta proaktivt och att självständigt kunna prioritera, organisera och ta ansvar för olika arbetsuppgifter.

Arbetsuppgifterna kräver god förmåga att kunna kommunicera på svenska i tal och skrift. Du har lätt för att samarbeta och samverka med andra, såväl med medarbetare som med förtroendevalda. Erfarenhet av teamarbete är ett krav. Som person är du kvalitetsmedveten och noggrann samtidigt som du är serviceinriktad och besitter en god social kompetens. Du har ett utvecklings- och lösningsorienterat förhållningssätt.

Vi lägger stor vikt vid de personliga kompetenserna.

ÖVRIGT
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.

För att skicka in din ansökan, klicka på ansökningslänken i annonsen. Frågor om hur du ansöker och lägger in ditt CV ställer du direkt till Visma Recruit 0771- 693 693. Frågor om specifika jobb besvaras av den rekryterare eller kontaktperson som anges i annonsen. Visa mindre