Lediga jobb som Arkivkanslist i Malmö

Vill du arbeta med styrning och stöd inom informationshantering, genomföra utredningar och uppföljningar, ta fram rutiner och regelverk, samtidigt som du skapar samhällsnytta? Tycker du om att arbeta självständigt, men även i samarbete med trevliga kollegor? Som arkivarie med inriktning mot dokumentstyrning har du ett omväxlande och lärorikt arbete.

Var med och gör samhället möjligt!

Om jobbet
Du arbetar med att utveckla Skatteverkets informationshantering genom att ta fram rutiner och regelverk, t ex dokumenthanteringsplaner. Du granskar att informationshanteringen är korrekt enligt gällande lagar, förordningar, föreskrifter och interna styrdokument, och ger vid behov stöd till åtgärder. Du gör informationsvärderingar, kravställer vid utveckling av systemstöd och arbetssätt, samt deltar i kompetenshöjande insatser. Skatteverkets information är till övervägande del elektronisk varför vi söker dig som har en gedigen erfarenhet av att jobba med digital information.

Du tillhör någon av våra dokumentstyrningssektioner som har ansvar för styrning och stöd inom området informationshantering på Skatteverket. Du blir placerad i Sundbyberg, Göteborg eller Malmö på en geografiskt spridd sektion med ca 15 medarbetare.

Om dig
För att göra ett bra jobb och trivas hos oss på Skatteverket behöver du vara lyhörd, tänka nytt och ta ansvar. I arbetet är gott omdöme och förståelse för rättssäkerhet och säkerhet viktigt. Du ska också leva upp till vår https://skatteverket.se/medarbetarpolicy.

I det här jobbet ska du:

- självständigt planera och driva ditt arbete framåt för att nå resultat
- ha en mycket god analytisk förmåga, vilket bland annat innebär att du fattar välgrundade beslut utifrån de fakta du tagit reda på inför lösningen av en uppgift
- ha en god kommunikationsförmåga i svenska, vilket innebär att du uttrycker dig på ett enkelt, tydligt och pedagogiskt sätt i både tal och skrift
- vara bra på att samarbeta och stötta andra för att nå gemensamma mål
- agera medvetet och professionellt utifrån en god självinsikt
- kunna analysera informationsflöden, se samband och fatta beslut

Du ska även ha:

- högskoleutbildning om minst 180 högskolepoäng (120 poäng) inom arkiv-/informationsvetenskap eller för tjänsten annan relevant högskoleutbildning
- aktuell och relevant erfarenhet av arbete enligt Offentlighets- och sekretesslagen, Tryckfrihetsförordningen och Arkivlagen samt dess tillämpning
- flerårig aktuell och relevant erfarenhet av arbete med kvalificerad informationshantering

Det är önskvärt att du har aktuell och relevant erfarenhet av liknande arbetsuppgifter inom offentlig förvaltning. Det är även önskvärt att du har aktuell och relevant erfarenhet av utredningsarbete, arbete med utvecklingsuppdrag samt att leda kompetensförhöjande insatser.

Bra att veta
Anställningen är tillsvidare och kan inledas med provanställning i sex månader.

Observera att du måste vara mycket noggrann när du fyller i frågorna i slutet av din ansökan. Svaren på dessa frågor kommer att ligga till grund för det första urvalet.

En anställning hos oss kan innebära placering i säkerhetsklass. En säkerhetsprövning med registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585) kan därför komma att genomföras före beslut om anställning. För en del av våra arbetsuppgifter i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap.

På https://skatteverket.se/jobb kan du exempelvis läsa om vår samhällsbärande roll, fördelarna med att jobba hos oss och hur det går till när du söker våra jobb.

När du ansöker bifogar du ditt cv. Vi använder inte personligt brev i våra rekryteringar och du ska därför inte bifoga det i din ansökan.

För att söka tjänsten vänligen klicka på, eller kopiera, länken nedan för att komma vidare till ansökningsformuläret. Referensnummer 2025/564.

https://skatteverket.varbi.com/se/apply/positionquick/838638/

Välkommen med din ansökan!

Skatteverket har en samhällsbärande roll. Vårt arbete berör alla privatpersoner och företag och genom vårt uppdrag bidrar vi till ett väl fungerande samhälle. Vår utveckling är kunddriven och vi samverkar med andra för att skapa effektiva lösningar. Tillsammans gör vi samhället möjligt. Visa mindre

Gör skillnad. Varje dag.

Är du intresserad av att arbeta strategiskt och driva förbättrings- och utvecklingsarbete? Lockas du av att arbeta i en viktig roll som kräver stor noggrannhet och ansvar? Sök då tjänsten som leveransansvarig hos oss i Malmö!

Enheten Regionarkiv är en del av Område Information. Vårt grunduppdrag regleras i det av fullmäktige beslutade arkivreglementet. Vi är verkställande arkivmyndighet under Regionstyrelsen och ska vårda och tillhandahålla överlämnade arkiv samt utöva tillsyn. Området har ett samordningsansvar i Region Skåne för informationsstyrning där både dataskydd och informationssäkerhet ingår. Området ansvarar även för andra centrala funktioner såsom diarium, utlämnande av allmänna, administrativa handlingar, skanning samt utlämnande av journalinformation. Inom verksamhetsområdet är vi cirka 140 anställda och på enheten regionarkiv är vi 18 anställda.

ARBETSUPPGIFTER
I rollen som leveransansvarig har du ett övergripande ansvar för koordineringen av leveranser till eArkivet. Detta omfattar leveranser av interna system samt leveranser från privata vårdgivare. Du har ett nära samarbete med system- och verksamhetsrepresentanter samt med externa samverkansparter. Som leveransansvarig arbetar du strategiskt och är en självklar del i ett aktivt förbättrings- och utvecklingsarbete på enheten. Då regionen är på väg att införa ett nytt journalsystem kommer detta innebär många och stora leveranser till eArkivet i samband med att de gamla systemen ska avvecklas och arkiveras. I detta sammanhang har du som leveransansvarig en viktig roll.

Enheten kommer under 2025 införa ett nytt system för elektronisk arkivering och ett nytt arbetssätt i våra leveranser där du är en nyckelspelare. Som leveransansvarig är du även processansvarig för processgruppen leveransprocessen som är en del av vårt ledningssystem för verksamhetsinformation (LVI). Processorganisationen arbetar enhetsöverskridanden inom Område Information och omfattar samtliga sakfrågor rörande informationsoffentlighet i syfte att uppnå en enhetlig, effektiv och rättssäker hantering av Regionens information.

Tillsammans ansvarar vi för övergripande frågor gällande digital informationshantering, bedömning av informationstillgångar och teknisk kvalitetssäkring.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har en högskoleexamen, gärna i arkiv- och informationsvetenskap, eller motsvarande som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Du behärskar god svenska i både tal och skrift. Vi ser det som mycket meriterande om du har erfarenhet av och god kännedom om digital långtidsarkivering och frågorna kring digitala system samt goda kunskaper om offentlig förvaltning.

För att lyckas i uppdraget ska du ha en god kommunikativ förmåga samt vara lösningsorienterad, flexibel och brinna för frågorna. Du ser det som en självklarhet att hålla dig uppdaterad inom din profession och ditt expertområde. Vi ser att du har lätt för att prioritera och att arbeta gränsöverskridande. Vi tror att du enkelt tar dig an nya utmaningar och kan utvecklas i en dynamisk miljö. Det här är en tjänst för dig som har gott omdöme vid tillämpning av regelverket och ett professionellt förhållningsätt vid både externa och interna kontakter.

Vi behöver dig som kan tänka övergripande och strategiskt samt kunna se de långsiktiga konsekvenserna av dina beslut. Vi söker dig som har en god en social förmåga och är samarbetsinriktad och kan se möjligheter i förändring. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

I denna rekryteringsprocess tillämpar vi löpande urval. Varmt välkommen med din ansökan redan idag!

ÖVRIGT
Region Skåne finns till för att alla som bor i Skåne ska må bra och känna framtidstro. Genom gränslösa samarbeten och omtanke skapas de bästa förutsättningar för ett hälsosamt liv inom näringsliv, kollektivtrafik, kultur och hälso- och sjukvård i Skåne. Tillsammans gör vi livet mera möjligt.

Koncernkontorets uppdrag är att stödja regionstyrelsen, som har ansvaret för den samlade förvaltningsorganisationen i Region Skåne. Koncernkontorets drygt 750 medarbetare arbetar bland annat med frågor som rör regional utveckling, folkhälsa och miljö, hälso- och sjukvårdsplanering, kommunikation, ekonomi och HR. Koncernkontorets arbetsplatser finns främst i Rådhuset i Kristianstad och på Dockplatsen i Västra Hamnen i Malmö.

På https://www.skane.se/ledigajobb kan du se i vilket skede Region Skånes rekryteringar befinner sig och hur många som har sökt tjänsterna.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser Visa mindre

Svenska kyrkan Malmö består av 6 församlingar och 21 kyrkor. Här finns även en kyrkogårdsförvaltning och stödfunktioner såsom HR, IT, ekonomi, kommunikation och fastighet. Sammanlagt är vi ca 500 anställda samt många ideella och förtroendevalda.

Svenska kyrkan Malmö befinner sig i ett spännande utvecklingsskede. Vi formar framtidens kyrka i en snabbt växande storstad med landets yngsta befolkning, där 50% av invånarna är mellan 0–35 år. Utmaningarna i Malmö är stora samtidigt som möjligheterna är många. Med Malmö universitet, Öresundsbron, innovationer inom arkitektur, kultur och företagande, är Malmö en stad i framkant. Här finns också segregation och utanförskap och behovet av livstolkning och växande i tro och tillit är stort.


Vill du ha en nyckelroll i administrationen inom Svenska kyrkan Malmö? Är du noggrann, strukturerad och har erfarenhet av diarieföring och arkivhantering? Då kan du vara vår nya huvudregistrator!

Om tjänsten

Som huvudregistrator är du ansvarig för hela pastoratets registratur och ser till att vår hantering av handlingar och ärenden sker enligt gällande lagar och regler.  

De sex församlingarna samt kyrkogårdsförvaltningen har egna diarier och arkiv. En viktig del av rollen är att stödja och utbilda personal i diarieföring och arkivföring samt vara behjälplig i arkivhanteringen.

Du har en kollega i registratorn på kyrkogårdsförvaltningen. Du kommer att arbeta nära vår förvaltningsjurist och bistå henne i administrativa uppgifter kring förtroendevaldas sammanträden.

Dina arbetsuppgifter inkluderar


• Huvudansvar för pastoratets diarieföring och registratur
• Utbildning av personal inom diarieföring och arkivföring
• Stöd till förvaltningsjuristen i olika ärenden
• Arkivhantering och stöd till verksamheten i arkivfrågor
• Diarieföring och arkivhantering
• Posthantering och dokumentadministration
• Systemansvarig för våra system för diarium och arkiv

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:


• Relevant utbildning
• Erfarenhet av diarieföring, registratur och arkivhantering
• Kunskap om gällande lagar och regler inom offentlig förvaltning
• Erfarenhet av arbete inom administration och förvaltning

Meriterande är


• God kännedom om systemet Public 360
• Erfarenhet av att arbeta inom Svenska kyrkan

Som person är du strukturerad, noggrann och har en god förmåga att arbeta självständigt. Du är serviceinriktad och har lätt för att samarbeta med kollegor inom olika delar av organisationen.

Information om tjänsten

Anställningsform: Tills vidare 
Tjänstgöringsgrad: Heltid
Tillträde: Enligt överenskommelse 
Sista ansökningsdag: 2025-06-09

Om Svenska kyrkan Malmö

Malmö pastorat består av sex församlingar och 21 kyrkor. Här finns även en kyrkogårds-förvaltning och stödfunktioner som HR, IT, ekonomi, kommunikation och fastighet. Sammanlagt är vi cirka 500 anställda samt många ideella krafter och förtroendevalda. Svenska kyrkan Malmö befinner sig i ett spännande utvecklingsskede. Vi formar framtidens kyrka i en snabbt växande storstad med landets yngsta befolkning, där 50% av invånarna är mellan 0–35 år.

Svenska kyrkan i Malmö är en plats för inspiration och utveckling. Öppenhet, mångfald, och tillgänglighet är ledord som är viktiga för oss i vår verksamhet. Vi erbjuder goda möjligheter till kompetensutveckling och utbildning. Vi värnar om en god arbetsmiljö och att våra medarbetare känner delaktighet. 

Kontaktpersoner

Lis Carlander

Kontraktsadjunkt

0761340314

[email protected]

Peter Åsvik

Facklig företrädare Vision

040-279036

[email protected] Visa mindre

Ref: 20222419

Arbetsuppgifter
På kanslienheten arbetar vi efter devisen att vi ska göra det enklare att vara chef och medar­betare på Fastighets- och gatukontoret genom att ge rätt stöd till förvaltningens övriga verksamheter.

På enheten arbetar arkivarie, registratorer, nämndsekreterare, dataskydds- och informationssä­kerhetssamordnare, stadsjurister m.fl. och dessa kommer att bli dina närmaste arbetskamrater. Vi är ett engagerat och positivt gäng, som samverkar och stöttar varandra i det dagliga arbetet.

En betydande del av dina arbetsuppgifter kommer att bli att på ett systematiskt sätt leda, samordna och följa upp förvaltningens arkiv- och informationssäkerhetsarbete, vilket bland annat innebär att


• kontinuerligt uppdatera tekniska nämndens arkivredovisning
• ansvara för ett projekt avseende införande av arkivredovisningen i vårt diarie- och ärendehanteringssystem Platina
• genomföra gallringsutredningar
• delta i informationsklassificering och risk- och sårbarhetsanalyser
• utbilda och sprida information och kunskap om arkivets ansvars- och arbetsområden inom förvaltningen

Dina arbetsuppgifter som arkivarie kommer även att innebära att du ansvarar för och deltar i det dagliga arkivarbetet med förvaltning, vård och tillgängliggörande av vårt fysiska så väl som digitalt lagrade arkivmaterial, vilket bland annat kommer att innefatta arkivsökning med anledning av såväl interna som externa förfrågningar. Du kommer att leda projekt och uppdrag, där såväl våra specifika verksamhetsgrenar som vår gemensamma verksamhet omfattas. Rådgivning, bland annat i frågor om långsiktigt digitalt bevarande, kommer att bli en stor del av dina arbetsuppgifter.

Samtidigt som du stödjer verksamheten med att följa lagar och regelverk inom området, hjäl­per du dina kollegor att hitta lösningar för att göra det dagliga arbetet enkelt och säkert. I ditt arbete kommer du samverka med registratorer, informationsägare, arkivredogörare, system­förvaltare, stadsjurister med flera, samt representera förvaltningen i kommunövergripande nät­verk.

Vi söker därför en arkivarie som kan leda och samordna ett utvecklingsarbete, där digital information i stor utsträckning ersätter det traditionella analoga formatet. I ditt ansvar kommer även att ingå att hålla arkivansvarig, dvs. tekniska nämnden, informerad om arbetsläge, arbetsgång, problemområden, inspektioner och nationella riktlinjer.

Kvalifikationer
Vi söker dig med akademisk examen omfattande minst de kurser i arkivvetenskap som ingår i masterprogrammet i arkivvetenskap, biblioteks- och informationsvetenskap respektive museologi (ABM), eller som har kunskaper, t.ex. genom arbetslivserfarenhet, som kan bedömas likvärdiga. Vidare ser vi att du har:


• grundläggande kunskaper gällande informationssäkerhet och dataskyddsfrågor
• grundläggande kunskaper om den lagstiftning och de föreskrifter som reglerar hanteringen av digital information hos myndigheter,
• god IT-kompetens
• goda kunskaper om format och standarder med relevans för digitalt bevarande,
• utbildning i eller arbetslivserfarenhet av elektronisk informationshantering
• erfarenhet av utredningsarbete för bevarande och gallring av elektronisk information,
• god kännedom om offentlig förvaltning och offentliga myndigheters informationshantering

Det är meriterande om du har erfarenhet av arbete som arkivarie inom offentlig sektor. Det är även meriterande om du har tidigare erfarenhet av arbete som arkivarie med inriktning mot digitalt bevarande och utvecklingsfrågor kopplade till långsiktigt digitalt bevarande, har god kunskap om de tekniska aspekter som hör samman med detta och/eller erfarenhet av projekt­ledning.

Som person är du flexibel, lösningsinriktad och kommunikativ. Det ingår såväl interna som externa kontakter i vilka du behöver ha ett professionellt förhållningssätt och vara en god representant för kanslienheten och arkivet. Du tänker strategiskt för att kunna se de lång­siktiga konsekvenserna av dina beslut och har pedagogisk förmåga, är duktig på att presentera material, samt har förståelse för människors olika förutsättningar att ta till sig kunskap. Vi läg­ger stor vikt vid personlig lämplighet.

För att du ska trivas hos oss så behöver du uppskatta ett flexibelt arbetssätt och att arbeta i team. Du har intresse för att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera ef­fektiva lösningar. Du planerar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt utifrån verksamhetens behov och förutsättningar. På vår enhet arbetar vi med att ge stöd till verksamheten, vilket in­nebär att du ska trivas med att leverera service på hög nivå, samt att du lätt kan ställa om efter arbetets skiftande behov. Du har en god förmåga att samarbeta med olika typer av människor såväl internt som externt. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Du uttrycker dig väl i svenska både i tal och skrift.

Om arbetsplatsen
Vad erbjuder vi dig? Fastighets- och gatukontoret erbjuder ett spännande och varierat jobb tillsammans med krea­tiva kolleger med många olika kompetenser inom stadsutveckling, samt ett öppet och prestige­löst arbetsklimat, där vi värdesätter och förstår vikten av att kommunikation är en integrerad del av verksamheten. Du kommer att få cirka 500 kollegor inom förvaltningen, personer med ett stort engagemang och samhällsintresse som brinner för att utveckla och bygga Malmö stad.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i.


Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidare
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Snarast efter överenskommelse

Vi kommer i denna process att granska ansökningar och hålla intervjuer löpande. Observera därför att tjänsten kan komma att tillsättas före sista formella ansökningsdag, som är den 31/8.

Övrigt
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov. Visa mindre

Vill du utvecklas inom arkivområdet och öka din kompetens? Vill du tillhöra en grupp duktiga arkivariekonsulter som ständigt hjälper varandra i sitt arbete för att uppnå goda resultat? Vill du dessutom vara med och bidra till innovation inom arkiv- och informationshantering på ett bolag med hög medarbetarnöjdhet?



ArkivIT är ett snabbt växande företag som är ledande på att tillhandahålla kvalificerade konsulttjänster inom digital arkiv- och informationshantering. Bolaget startades 2010 som ett resultat av arbetet med att ta fram nya metoder för att arkivera tre nedlagda myndigheters information. Sex år senare har tjänsterna blivit fler och kompetensen bredare. Vår ambition är att stärka våra kunder inom modern e-förvaltning och informationshantering. I grunden handlar vår verksamhet om att säkerställa bevarandet av kulturarvet.

Just nu har ArkivIT flera kunder i området av Malmö som efterfrågar kompetens inom arkiv & registratur. Uppdragens längd varierar mellan 3-6 månader där omfattningen ligger mellan 50 - 100 % eller kortare punktinsatser beroende på våra kunders behov.



Din roll

Som konsult hos ArkivIT arbetar du i varierande kunduppdrag inom arkiv och registratur i Malmö med närområde. Arbetsuppgifterna kan variera från allt mellan registrering, diarieföring och utlämnande av allmänna handlingar till att ordna och förteckna.

I det fall du är en erfaren arkivarie är uppdragens karaktär mer inriktade på kunduppdrag med en variation av arkiv och digital informationsförvaltning. Du agerar även stöd till kunder i deras arkiv- och informationshantering, arbetar strategiskt för kunders planer inom informationsförvaltning samt utbildar och informerar om regler och lagstiftning.

Majoriteten av våra kunder är verksamma inom offentlig sektor och består av kommuner, kommunala bolag, statliga myndigheter och regioner. När du blir konsult på ArkivIT ingår du i ett bolag med konsulter som innehar stor kompetens inom Arkiv- och informationshantering med varierande erfarenheter och bakgrund. Även om du arbetar självständigt i ditt kunduppdrag finns en stor kompetensbank att tillgå genom dina kollegor på ArkivIT och framför allt stöd och handledning från din konsultchef.

Vi söker dig som både är intresserad av en heltids- eller deltidstjänst. Du är även välkommen med din ansökan om du söker en timanställning vid sidan av dina arkivstudier och gärna vill få erfarenhet inom arkiv och registratur.



Kvalifikationer

- Pågående eller avslutad högskoleutbildning med minst 60 poäng i Arkivvetenskap

- Goda systemkunskaper

- Flytande i svenska i både tal och skrift



Meriterande

- Praktisk erfarenhet som arkivarie eller registrator

- Kunskap och erfarenhet av elektronisk arkivbildning och digitalt bevarande



Du som person

Som person är du lyhörd och pragmatisk i ditt arbetssätt med god förmåga att kommunicera ditt budskap på ett pedagogiskt sätt. Du gillar att arbeta mot resultat, är flexibel och ödmjuk i ditt förhållningssätt. Vidare tror vi att du utöver ditt arbete i kunduppdrag intresserar dig för att driva ArkivIT:s fortsatta utveckling framåt.



Vårt erbjudande

Som konsult på ArkivIT får du kollegor med ett brinnande intresse och specialistkompetens inom arkiv, digitalt bevarande, IT- och Informationssäkerhet. Trots att vi verkar i en IT-intensiv bransch är könsfördelningen på ArkivIT idag 50/50. ArkivIT är en värderingsstyrd arbetsplats där ledorden Kompetens, Resultat och Ödmjukhet spelar en central roll i vårt arbete, både hos kund och det interna samarbetet. Vi har dom senaste åren växt både i tjänsteutbud och personalstyrka med ambition att fortsätta vara en ledande leverantör i vår bransch. ArkivIT blev dessutom utsedd till ett av Sveriges Gasellföretag tre år i rad. Förutom vårt arbete i kunduppdrag driver vi en oberoende tidskrift som släpps två gånger per år med teman relevanta för vår bransch. Minst 1 gång i månaden anordnas “fredagsforum” eller frukostseminarium där vi delar med oss av kunskap och erfarenheter och givetvis samlas vi även för sedvanlig jul- och sommarfest.



Start: enligt överenskommelse

Placering: Malmö/Distans



Välkommen med din ansökan! Visa mindre

Ref: 20221585

Arbetsuppgifter
På kanslienheten arbetar vi, efter devisen att vi ska göra det enklare att vara chef och medarbe­tare på fastighets- och gatukontoret, med att ge stöd till förvaltningens övriga verksamheter.

På enheten arbetar arkivarie, registratorer, nämndsekreterare, dataskydds- och informationssä­kerhetssamordnare, stadsjurister m.fl. och dessa kommer att bli dina närmaste arbetskamrater. Vi är ett engagerat, positivt och utvecklande gäng som samverkar och stöttar varandra i det dag­liga arbetet. Vårt arbetssätt kännetecknas av ett nära samarbete och en god teamkänsla.

Vi söker nu en kanslisekreterare som ska stötta i, hantera och ha ansvar för ett flertal olika admi­nistrativa och utredande arbetsuppgifter inom den egna enheten och avdelningen men även gentemot förvaltningens andra avdelningar.

Huvuduppgiften i rollen som kanslisekreterare är att vara ett stöd och backup till nämndsekrete­raren och i samarbete med denne samordna arbetet med dokument- och ärendehanteringen i Pla­tina avseende tekniska nämnden, arbets- och trafikutskottet, inkluderande genomförandet av in­terna utbildningar för övriga medarbetare inom förvaltningen avseende nämndprocessen i Pla­tina samt ansvara för revidering/uppdatering av förvaltningens ärendehandbok avseende ären­den till tekniska nämnden.

I rollen som kanslisekreteraren kommer även att ingå att:


• Ansvara för såväl drift, tillgängliggörande som utveckling av förvaltningens rutiner, riktlinjer och andra styrdokument i förvaltningens styrdokumentsbank.
• Tillsammans med enhetens registratorer och stadsjurister ansvara för utlämnande av allmän handling inom förvaltningen. 
• Tillsammans med enhetens registratorer ansvara för administration och hantering av förvaltningens ärenden om ersättningskrav för sak- och/eller personskada. 
• Samarbeta med enhetens dataskydds- och informationssäkerhetssamordnare i arbetet med dataskydd- och informationssäkerhet, personuppgiftsbehandling samt vara back-up i hante­ringen av begäran om registerutdrag. 

Arbetet innebär mycket samarbete med övriga medarbetare inom enheten, avdelningen och förvaltningen såväl som många kontakter och samarbeten inom olika nätverk och projekt.

 

Kvalifikationer
Vi söker dig som har högskoleutbildning inom ett område som arbetsgivaren bedömer som relevant för tjänsten. 

Du har några års aktuell erfarenhet av administrativt arbete inom ärendehantering från offentlig förvaltning. Har du arbetat med utlämnande av allmän handling ses det som meriterande. Du har mycket goda IT-kunskaper inom officeprogrammen och har erfarenhet av att arbeta med dokument- och ärendehanteringssystem, t.ex. Platina och/eller W3D3. Har du arbetat med utvecklingsprojeket inom digitalisering inom området för tjänsten är även det meriterande. Du har goda kunskaper i svenska i såväl tal som skrift.

För att vara aktuell för tjänsten behöver du även ha kunskaper om det regelverk och de proces­ser som finns inom offentlig förvaltning, med tyngdpunkt på förvaltningslagen, kommunalla­gen, offentlighets- och sekretesslagen samt tryckfrihetsförordningen.

Då tjänsten har många interna och externa kontakter är det viktigt att du har god samarbetsförmåga, känsla för att ge service och ett bra bemötande på olika nivåer.  Arbetet kräver att du kan ta dig an dina uppgifter självständigt och att du har en mycket god förmåga att ta egna initiativ och hantera parallella arbets­uppgifter. För att lyckas i tjänsten behöver du även kunna skapa förtroendefulla relationer och nätverk med bibehållen integritet och servicekänsla. Det är viktigt med en god pedagogisk förmåga och en mycket god förmåga att samarbeta med olika typer av människor såväl internt som externt. 

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

Varmt välkommen med din ansökan!

Om arbetsplatsen
I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

På uppdrag av tekniska nämnden äger, utvecklar och förvaltar fastighets- och gatukontoret stadens mark. Genom en effektiv och modern organisation möjliggör vi ett gott stadsliv för Malmöborna och stadens näringsliv. Vi bygger en stad.

Våra värderingar bygger på människors lika värde och vi tycker att det är viktigt med en balans mellan arbete och fritid. Hos oss får du en spännande och dynamisk arbetsplats med trygghet genom kollektivavtal samt förmåner som friskvårdbidrag, flexibel arbetstid, möjlighet till semesterväxling m.m. 

Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Snarast möjligt eller enligt överenskommelse

Övrigt
Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss kontakt med media-säljare, rekryteringssajter och liknande.

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.

För att skicka in din ansökan, klicka på ansök nedan. Har du några frågor gällande tjänsten kontakta nedan nämnda kontaktpersoner. Visa mindre

Vill du utvecklas inom arkivområdet och öka din kompetens? Vill du tillhöra en grupp duktiga arkivariekonsulter som ständigt hjälper varandra i sitt arbete för att uppnå goda resultat? Vill du dessutom vara med och bidra till innovation inom arkiv- och informationshantering på ett bolag med hög medarbetarnöjdhet?



ArkivIT är ett snabbt växande företag som är ledande på att tillhandahålla kvalificerade konsulttjänster inom digital arkiv- och informationshantering. Bolaget startades 2010 som ett resultat av arbetet med att ta fram nya metoder för att arkivera tre nedlagda myndigheters information. Sex år senare har tjänsterna blivit fler och kompetensen bredare. Vår ambition är att stärka våra kunder inom modern e-förvaltning och informationshantering. I grunden handlar vår verksamhet om att säkerställa bevarandet av kulturarvet.

Just nu har ArkivIT flera kunder i området av Malmö som efterfrågar kompetens inom arkiv & registratur. Uppdragens längd varierar mellan 3-6 månader där omfattningen ligger mellan 50 - 100 % eller kortare punktinsatser beroende på våra kunders behov.



Din roll

Som konsult hos ArkivIT arbetar du i varierande kunduppdrag inom arkiv och registratur i Malmö med närområde. Arbetsuppgifterna kan variera från allt mellan registrering, diarieföring och utlämnande av allmänna handlingar till att ordna och förteckna.

I det fall du är en erfaren arkivarie är uppdragens karaktär mer inriktade på kunduppdrag med en variation av arkiv och digital informationsförvaltning. Du agerar även stöd till kunder i deras arkiv- och informationshantering, arbetar strategiskt för kunders planer inom informationsförvaltning samt utbildar och informerar om regler och lagstiftning.

Majoriteten av våra kunder är verksamma inom offentlig sektor och består av kommuner, kommunala bolag, statliga myndigheter och regioner. När du blir konsult på ArkivIT ingår du i ett bolag med konsulter som innehar stor kompetens inom Arkiv- och informationshantering med varierande erfarenheter och bakgrund. Även om du arbetar självständigt i ditt kunduppdrag finns en stor kompetensbank att tillgå genom dina kollegor på ArkivIT och framför allt stöd och handledning från din konsultchef.

Vi söker dig som både är intresserad av en heltids- eller deltidstjänst. Du är även välkommen med din ansökan om du söker en timanställning vid sidan av dina arkivstudier och gärna vill få erfarenhet inom arkiv och registratur.



Kvalifikationer

- Pågående eller avslutad högskoleutbildning med minst 60 poäng i Arkivvetenskap

- Goda systemkunskaper

- Flytande i svenska i både tal och skrift



Meriterande

- Praktisk erfarenhet som arkivarie eller registrator

- Kunskap och erfarenhet av elektronisk arkivbildning och digitalt bevarande



Du som person

Som person är du lyhörd och pragmatisk i ditt arbetssätt med god förmåga att kommunicera ditt budskap på ett pedagogiskt sätt. Du gillar att arbeta mot resultat, är flexibel och ödmjuk i ditt förhållningssätt. Vidare tror vi att du utöver ditt arbete i kunduppdrag intresserar dig för att driva ArkivIT:s fortsatta utveckling framåt.



Vårt erbjudande

Som konsult på ArkivIT får du kollegor med ett brinnande intresse och specialistkompetens inom arkiv, digitalt bevarande, IT- och Informationssäkerhet. Trots att vi verkar i en IT-intensiv bransch är könsfördelningen på ArkivIT idag 50/50. ArkivIT är en värderingsstyrd arbetsplats där ledorden Kompetens, Resultat och Ödmjukhet spelar en central roll i vårt arbete, både hos kund och det interna samarbetet. Vi har dom senaste åren växt både i tjänsteutbud och personalstyrka med ambition att fortsätta vara en ledande leverantör i vår bransch. ArkivIT blev dessutom utsedd till ett av Sveriges Gasellföretag tre år i rad. Förutom vårt arbete i kunduppdrag driver vi en oberoende tidskrift som släpps två gånger per år med teman relevanta för vår bransch. Minst 1 gång i månaden anordnas “fredagsforum” eller frukostseminarium där vi delar med oss av kunskap och erfarenheter och givetvis samlas vi även för sedvanlig jul- och sommarfest.



Start: enligt överenskommelse

Placering: Malmö/Distans



Välkommen med din ansökan! Visa mindre

Utveckling, ordning och reda - är det ord som tilltalar dig? Läs mer om vår tjänst som arkivarie. I den här rollen kommer du att få möjlighet att påverka utvecklingen av framtidens arkivering och sätta din egen prägel på arkivhantering! 

Din kommande roll Hos VA SYD får du en viktig roll i ett nybildat team där fokusen ligger på Informationshantering i sin helhet.  I arbetet ingår att ordna, förteckna och tillgängliggöra VA SYDs arkivmaterial, men rollen erbjuder även möjlighet att påverka utvecklingen av framtidens arkivering och sätta din egen prägel på arkivhantering. Detta innebär bland annat att du kommer att få:

ansvara för det löpande arkivarbetet och utveckla användningen av arkivet så att det blir tillgängligt för verksamheten, forskning och utbildning
ansvara för kravställning rörande arkivkrav vid nyutveckling, förändring och avveckling av IT-system
ta fram och förvalta styr- och stöddokument rörande informationshantering och arkiv i samråd med ditt team
leda leveransprojekt till e-arkiv, bland annat rådgivning till verksamheten såsom formatkonvertering och validering av informationsuttag
genomföra bevarande- och gallringsutredningar av IT-system och arkiv
ge råd och stöd samt utbilda kollegor i arkiv- och informationsredovisningsfrågor tillsammans med ditt team där även registratorn finns
följa upp informationshanteringsplan i tätt samarbete med VA SYDs huvudregistrator
se till att arkivet förvaltas enligt framtagna förvaltningsrutiner
vara behjälplig i övriga uppgifter som förekommer inom teamet
vid behov vara ersättare till registrator vid eventuell frånvaro
Vi erbjuder Du kommer att arbeta nära med kollegor inom informations- och diariehantering samt informationssäkerhet.  Vi har en arbetsplats med mycket god gemenskap och stolthet över vårt viktiga samhällsuppdrag där du ingår i   IT-enheten som är en del av avdelningen HR, IT och Juridik. Vi är idag medarbetare i tre samverkande team (IT-Servicedesk, IT-Operations samt IT-Information) som ansvarar för drift och underhåll av våra bakomliggande system, IT-infrastruktur samt informationsförvaltning.  Arkivarierollen är en del av det nybildade Informationsförvaltningsteamet där också kollegorna Registrator och Informationssäkerhetssamordnare ingår.

Tjänsten är placerad på huvudkontoret nära centralen i Malmö där vi är ett gäng målinriktade medarbetare som är måna om att ha roligt tillsammans. Vi arbetar ofta i team men har också ofta samarbete och utbyte med kollegor i verksamheten där denna roll kommer vara en viktig del.  Med vår gedigna erfarenhet och kunnande kan vi erbjuda intressanta arbetsuppgifter i en spännande expansiv bransch där digitalisering står i fokus.

Hälsa och trivsel är högt värderat. Bland annat erbjuder vi en friskvårdstimme i veckan under arbetstid.  Du kommer erbjudas mycket eget ansvar där du har möjlighet att påverka både arbete och värdefull kompetensutveckling för framtiden. Vår arbetstid är mellan klockan 8.00 till 16.30. Vi tillämpar flextid vilket innebär möjlighet till justerade arbetstider. 

Vem är du?

Vi söker en engagerad och driven person som brinner för att skapa ordning och reda inom informationsförvaltning och arkivhantering.  Ett viktigt mål är att tillsammans med kollegor och partners ta organisationen framåt i digitaliseringen genom att utveckla effektiva och tydliga rutiner för informationshantering och slutligen implementera ett e-arkiv.  Som person bör du:

tycka om att skapa ordning och strukturer men samtidigt ha ett agilt förhållningssätt till genomförande av förändringar där ett långsiktigt mål börjar med att leverera snabba lösningar där verksamhet involveras på ett tidigt stadium
ha bred social kompetens och tycka om att samarbeta med andra på alla nivåer inom en organisation då rollen innefattar mycket kontakt med kollegor i vardagen
gilla utveckling, förändring samt förvaltning både hos dig själv och dina kollegor
vara analytisk och kompetent i att presentera underlag både skriftligt och muntligt
Vi värdesätter en drivande personlighet som kan både förvalta och driva på utveckling och leda projekt och aktiviteter. Teamet är relativt nytt och därmed krävs ett stort kunnande inom arkiv området och där du som person är självgående och kan ta egna initiativ och vid behov utveckla gamla rutiner till nya och förankra dessa till medarbetare på ett positivt och pedagogiskt sätt.  Vi söker dig som står bakom vår miljöidentitet och våra kärnvärden kvalitet, engagemang och lyhördhet.

Dina erfarenheter

Vi söker dig som:


är svensk medborgare (t jänsten är säkerhetsklassad vilket innebär krav på svenskt medborgarskap samt godkänd säkerhetsprövning inklusive registerkontroll) 
har B-körkort
har eftergymnasial utbildning och kompetens inom informationsförvaltning, arkivhantering och tillhörande lagkrav för offentlig verksamhet
har arbetserfarenhet med arkivförvaltning inom offentlig verksamhet eller liknande
Det är meriterande i fall du  har utbildning inom systemvetenskap (eller har förvärvat kunskap om grunderna för utveckling, förvaltning och kravställning av system på annat sätt).  Det är även fördelaktigt om du  har kunskap  om processkartläggning, processbaserad informationsredovisning och  e-arkiv liksom dokument- och ärendehanteringssystem.

Välkommen med din ansökan!

Vilka är VA SYD?



Vi vill hjälpa till att rädda världen genom våra sex mål: Vara klimatneutralt och energipositivt år 2030
Produktifiera och ha nyttiggjort restprodukter år 2025
Vara en av Europas mest effektiva VA- och avfallsorganisationer år 2025
Leda utvecklingen för hög vattenkvalitet till rekreation och dricksvatten år 2025
Uppnå nollvision för oplanerade driftstörningar för kund år 2030
Inspirera och ha aktiverat alla kunder för en bättre miljö år 2025   
Övrig information På VA SYD arbetar vi med samverkan för ökad dialog och ett långsiktigt hållbart arbetsliv. Våra fackliga organisationers (Kommunal, Vision, Ledarna och SACO-förbunden) representanter når du via vår kundservice på 040-635 10 00.  För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen hos VA SYD samt möjliggöra god kommunikation med våra sökande ber vi dig ansöka online via länk i annonsen och inte via e-post eller pappersformat. Visa mindre

Vill du utvecklas inom arkivområdet och öka din kompetens? Vill du tillhöra en grupp duktiga arkivariekonsulter som ständigt hjälper varandra i sitt arbete för att uppnå goda resultat? Vill du dessutom vara med och bidra till innovation inom arkiv- och informationshantering på ett bolag med hög medarbetarnöjdhet?



ArkivIT är ett snabbt växande företag som är ledande på att tillhandahålla kvalificerade konsulttjänster inom digital arkiv- och informationshantering. Bolaget startades 2010 som ett resultat av arbetet med att ta fram nya metoder för att arkivera tre nedlagda myndigheters information. Sex år senare har tjänsterna blivit fler och kompetensen bredare. Vår ambition är att stärka våra kunder inom modern e-förvaltning och informationshantering. I grunden handlar vår verksamhet om att säkerställa bevarandet av kulturarvet.

Just nu har ArkivIT flera kunder i området av Malmö som efterfrågar kompetens inom arkiv & registratur. Uppdragens längd varierar mellan 3-6 månader där omfattningen ligger mellan 50 - 100 % eller kortare punktinsatser beroende på våra kunders behov.



Din roll

Som konsult hos ArkivIT arbetar du i varierande kunduppdrag inom arkiv och registratur i Malmö med närområde. Arbetsuppgifterna kan variera från allt mellan registrering, diarieföring och utlämnande av allmänna handlingar till att ordna och förteckna.

I det fall du är en erfaren arkivarie är uppdragens karaktär mer inriktade på kunduppdrag med en variation av arkiv och digital informationsförvaltning. Du agerar även stöd till kunder i deras arkiv- och informationshantering, arbetar strategiskt för kunders planer inom informationsförvaltning samt utbildar och informerar om regler och lagstiftning.

Majoriteten av våra kunder är verksamma inom offentlig sektor och består av kommuner, kommunala bolag, statliga myndigheter och regioner. När du blir konsult på ArkivIT ingår du i ett bolag med konsulter som innehar stor kompetens inom Arkiv- och informationshantering med varierande erfarenheter och bakgrund. Även om du arbetar självständigt i ditt kunduppdrag finns en stor kompetensbank att tillgå genom dina kollegor på ArkivIT och framför allt stöd och handledning från din konsultchef.

Vi söker dig som både är intresserad av en heltids- eller deltidstjänst. Du är även välkommen med din ansökan om du söker en timanställning vid sidan av dina arkivstudier och gärna vill få erfarenhet inom arkiv och registratur.



Kvalifikationer

- Pågående eller avslutad högskoleutbildning med minst 60 poäng i Arkivvetenskap

- Goda systemkunskaper

- Flytande i svenska i både tal och skrift



Meriterande

- Praktisk erfarenhet som arkivarie eller registrator

- Kunskap och erfarenhet av elektronisk arkivbildning och digitalt bevarande



Du som person

Som person är du lyhörd och pragmatisk i ditt arbetssätt med god förmåga att kommunicera ditt budskap på ett pedagogiskt sätt. Du gillar att arbeta mot resultat, är flexibel och ödmjuk i ditt förhållningssätt. Vidare tror vi att du utöver ditt arbete i kunduppdrag intresserar dig för att driva ArkivIT:s fortsatta utveckling framåt.



Vårt erbjudande

Som konsult på ArkivIT får du kollegor med ett brinnande intresse och specialistkompetens inom arkiv, digitalt bevarande, IT- och Informationssäkerhet. Trots att vi verkar i en IT-intensiv bransch är könsfördelningen på ArkivIT idag 50/50. ArkivIT är en värderingsstyrd arbetsplats där ledorden Kompetens, Resultat och Ödmjukhet spelar en central roll i vårt arbete, både hos kund och det interna samarbetet. Vi har dom senaste åren växt både i tjänsteutbud och personalstyrka med ambition att fortsätta vara en ledande leverantör i vår bransch. ArkivIT blev dessutom utsedd till ett av Sveriges Gasellföretag tre år i rad. Förutom vårt arbete i kunduppdrag driver vi en oberoende tidskrift som släpps två gånger per år med teman relevanta för vår bransch. Minst 1 gång i månaden anordnas “fredagsforum” eller frukostseminarium där vi delar med oss av kunskap och erfarenheter och givetvis samlas vi även för sedvanlig jul- och sommarfest.



Start: enligt överenskommelse

Placering: Malmö/Distans



Välkommen med din ansökan! Visa mindre